あなたは日々の支出について「これは経費になる？」と悩む場面ありませんか？確定申告の時期が近づくにつれ、その不安は大きくなりますよね。個人事業主として長く活動されている方でも悩む長期的な問題かもしれません。
この判断のポイントは、税務署がどう見るかという視点にあります。税務署の最大の関心事は、個人的な生活費が事業経費として計上されるのを防ぐことです。
この記事では、判断に迷うことが多い「あるある経費の境界線」を解説します。多くの個人事業主が見落としがちな部分もお伝えしますね。
これを読めば、自信を持って計上できる経費が増えるでしょう！
経費として認められるかどうかの基本的な考え方は、「仕事用であるか」という点にあります。あらゆる場面で悩ましい取引は出てきますが最終的に行き着く部分は「仕事用」なのかになります。
つまり、確定申告時期に領収書の束を目にしてこれは仕事用だと言い切れば経費になる！
忙しい・追い込まれた時に悩みがぐるぐる巡ってしまうと思いますよね。
しかし、その思い込みはとても危険です。
なぜなら税務署はそれが本当に仕事用なのかを疑うのが仕事だからです。
なぜ仕事用なのか、資料を見せて説明して下さい。と聞かれた時にあなたはしっかりと受け答えする準備が必要になります。
なので仕事で使用しているものや、仕事のために費やされた費用だと思うだけではなく、仕事で使ったという証拠を残しておくことが大事です。
ここからは、日常業務で発生しがちな支出の中から、経費にできるかどうかの判断が難しいケースをお伝えします。税務署の視点を理解るのがポイントです。
飲食代「一人ランチ」はNG、「誰かと」ならOK
個人事業主が一人でとる昼食代は、残念ながら経費にはなりません。これは事業のための支出ではなく、個人の生活費と見なされるためです。
ここには、個人事業主の経費における「売上への直接性」という重要な原則が関係しています。そのため、一人での食事は、売上に直接結びついた活動とは見なされにくいのです。
一方で、その食事がクライアントや取引先との打ち合わせを兼ねたものであれば話は別です。その場合は「接待交際費」や「会議費」として堂々と経費に計上できます。
ポイントは、「誰と」「何のために」食事をしたかという、事業への直接的な繋がりです。
衣服代は原則NG。でも「会社からの支給」ならOK
衣服は原則経費計上が認められていません。なぜなら、プライベートでも着用できてしまうため、汎用性があり、事業専用の支出であると税務署に証明するのが難しいからです。
しかし、ここには意外な例外があります。それは、その衣服が個人の所有物ではなく「会社の所有物」として扱われる場合です。
例えば、法人が女性社員に制服を「支給」するケースを想像してみてください。ある部署で着用を義務付けて運用されていれば会社の経費として認められます。
同じように、個人事業主であっても事業としてスーツを購入し、屋号やロゴが付いていたり、汎用性（プライベートで着辛い）の低いデザインであれば、経費として認められる可能性があります。
つまり、その衣服の所有権が個人ではなく事業にあると明確に区分できるかどうか重要なポイントです。
日用品・スマホ・車両関連も「家事按分」で一部経費になる
自宅兼事務所で仕事をしている場合、日用品を経費にするのは難しい問題です。自分しか使わないのであれば、それは生活費と区別がつかないからです。汎用性も高い出費も多いですからね。
そのうえで、「誰と」と「何のために」を説明できると、日用品費の一部を事業用の経費として計上する合理的な理由が生まれます。
この場合は総額の「何％（家事按分）」は仕事に使ったと根拠を持てると経費に出来ます。
個人事業主の経費を考える上でのもう１つ大事な考え方があります。それは、法人との根本的な違いである「直接性」という考え方です。
個人事業主の経費は、その支出が「売上に直接繋がったか」という直接性が問われます。一方で、法人の場合は、事業に関連性があれば経費として認められやすくなります。
法人の場合は事業との関連性（例：福利厚生、士気向上）を説明できれば経費になりますが、個人事業主では売上への直接性がなければ認められません。
そういった意味では法人の方が経費にできる幅は広いです。
いかがだったでしょうか。経費の判断に迷ったとき、最終的な拠り所となるのは「税務署に対して、この支出が事業のためであると自信を持って説明できるか」という点です。
そして、その説明を裏付けるための領収書や議事録、写真などの「証拠」をできるだけ残しておくことが、あなたを守る最大の武器になります。
地道ではありますが、日々の領収書一枚一枚について、その事業上の目的を明確に意識することが大切です。
見落としている経費がないか。疑われないように説明が出来るのか意識して行きましょう！
